2013.09.16, 16:44
Artėja laikas, kai įmonės imsis dėlioti planus kitiems metams. Didelė dalis šalies bendrovių 2014 m. planuoja plėtrą, bet nauji užmojai paprastai reikalauja ir papildomų resursų. Tad, pasak VŽ kalbintų ekspertų, įmonėms biudžeto – taip pat ir informacinių technologijų (IT) – eilutes reikėtų planuoti kruopščiai.
Ekspertai sako, kad įmonės, sprendžiančios hamletišką dilemą: investuoti ar neinvestuoti, turėtų pradėti nuo analizės.
IT biudžetas turi būti derinamas su įmonės strategija, o investicijos nukreiptos ten, kur to labiausiai reikia verslui. Galbūt atidžiai įvertinus verslo poreikius IT, pavyks sumažinti sąnaudas arba bus pastebėtos galimybės naujų verslo idėjų įgyvendinimui, sako Artūras Šriupša, „Blue Bridge Bond“ direktorius.
Jis įvardija 4 svarbiausius dalykus, į kuriuos būtina atsižvelgti planuojant įmonės IT biudžetą.
Artūras Šriupša, UAB “Blue Bridge Bond” direktorius.
I. Techninė įranga
Kompiuteriai, monitoriai, serveriai, spausdintuvai, kompiuterių tinklo įranga, išmanieji įrenginiai ir t. t. – tai techninė įranga, be kurios šiandien sunkiai įsivaizduojame bet kurios įmonės veiklą.
„Bet kokia įranga turi gamintojo rekomenduotą gyvavimo ciklą, todėl vertinant kitų metų techninės įrangos biudžetą reikėtų įvertinti įrangos „turėjimo“ sąnaudas (angl. Total Cost Of Ownership). Tai apima: įrangos nusidėvėjimą arba nuomą (jei nusprendžiama neturėti nuosavos įrangos), garantinio ir pogarantinio aptarnavimo sąnaudas, išlaidas remontui ir pakaitinėms detalėms, plėtrą ir smulkius atnaujinimus“, – aiškina p. Šriupša.
Taip pat reikia įvertinti ir turimos įrangos elektros sąnaudas. „Blue Bridge” skaičiavimais, elektros sąnaudos, įskaitant aušinimą, vienam serveriui vidutiniškai sudaro apie 90 Lt per mėnesį, o vienai kompiuterinei darbo vietai – apie 25 Lt per mėnesį.
Taigi, reikėtų įvertinti, ar verta pirkti nuosavą įrangą ar įsigyti ją kaip paslaugą.
„Jei poreikiai artimiausiems metams sunkiai prognozuojami arba yra didelė tikimybė, jog poreikis įrangai gali didėti ar mažėti, ir ją įsigijus resursai nebus visiškai išnaudojami, verta rimtai apsvarstyti įrangos kaip paslaugos modelį. Tai taikytina ir jei įranga reikalinga tik trumpo periodo projektui“, – teigia p. Šriupša.
Tačiau, jei poreikiai aiškūs, o atnaujinti tereikia kelis spausdintuvus, kompiuterius, peles ar monitorius, juos paprastai geriau pirkti. Ypač jei įrangos nuomos paslauga bendrovė dar nesinaudoja. Dėl vos kelių monitorių ja pradėti naudotis neverta.
Be to, jei įmonė turi pakankamai vietos, seną, bet veikiančią įrangą galima pasilikti nenumatytiems atvejams, pavyzdžiui, kai sugenda nauja įranga, o darbą atlikti būtina dar tą pačią dieną.
II. Programinė įranga
Programinė įranga – dar vienas punktas IT biudžeto eilutėje. Čia sprendimo sudedamosios dalys panašios į techninės įrangos. Todėl ir šiuo atveju reikia atsargiai įvertinti programinės įrangos senėjimą, reikalingus atnaujinimus, galimus pakeitimus, palaikymo ir licencijų mokesčius.
Tiesa, skirtingai nei techninės įrangos atveju, programinę įrangą galima įsigyti įvairesniais būdais: licencijų pirkimas, licencijų pirkimas kartu su technine įranga, licencijų metinė ar mėnesinė nuoma, programinės įrangos kaip paslaugos įsigijimas iš „debesies“.
Be to, reikėtų įvertinti ir tai, kad programinės įrangos nebūtina atnaujinti kaskart, kai naują versiją išleidžia gamintojas. Dažnas atvejis, kai naujos programų versijos atnaujinamos kosmetiškai: yra kiek patogesnės ir atrodo gražiau, tačiau veiklos efektyvumo ir greičio nepadidina.
Kita vertus, gamintojai neretai ruošia įvairiausias akcijas ir nuolaidas. Pavyzdžiui, kompanija “Adobe” licencijas jau turintiems asmenims savo programų versijas ir atnaujinimus paprastai siūlo pigiau, nei kainuoja licencijos naujiems vartotojams.
Be to, atnaujinant programinę įrangą, bendrovė gali būti priversta atnaujinti ją visame skyriuje arba visoje įmonėje.
“Planuojant IT biudžetą, svarbu įvertinti ne tik kainą, bet ir kitas naudas. Pavyzdžiui, vienoda programinės įrangos versija visose kompiuterinėse darbo vietose. Tai palengvina ne tik jos administravimą ir priežiūrą, bet ir suteikia naudotojams galimybę dirbti toje pačioje aplinkoje, negaišti laiko konvertuojant dokumentus iš vieno formato į kitą“, – sako „Blue Bridge Bond“ direktorius.
Trumpai tariant, siūloma konsultuotis su įmonės IT specialistais ir asmenimis, kurie dirba su atnaujinti planuojamomis programomis, ar verta tai daryti.
Užtikrinti vienodą programinės įrangos versiją (pavyzdžiui, „Microsoft Office“) visoje įmonėje galima keliais būdais. Pirmas būdas – nustatyti vienodą gyvavimo ciklą tiek techninei, tiek programinei įrangai, jei tai leidžia verslo specifika, ir licencijas pirkti kartu su technine įranga. Šis būdas būtų pats pigiausias, bet ir turi daugiausiai apribojimų. Antras būdas – programinę įrangą įsigyti kaip paslaugą arba ją nuomotis.
Taip pat svarbu įvertinti, kokių investicijų reikės į techninę įrangą, jei įmonė keis ar atnaujins programinę įrangą, nes naujos programos gali neveikti pasenusiuose kompiuteriuose.
III ir IV. Ryšys ir personalas
Šiais laikais mobilųjį ir fiksuotą ryšį sunku atskirti nuo informacinių technologijų, juolab kad dažnai iš ryšio tiekėjų įmonė perka ne tik balso telefonijos paslaugas, bet ir internetą biurui, mobilųjį internetą, filialų apjungimo bei kitas su IT susijusias paslaugas. Todėl ryšio paslaugos gali būti įtrauktos į IT biudžetą, teigia p. Šriupša.
Rekomenduojama IT biudžete įvertinti interneto svetainės kūrimo, palaikymo ir jos apsaugos sąnaudas.
Nemažą įmonių IT biudžeto dalį sudaro specialistai. Kaip ir bet kuriam kitam darbuotojui skaičiuojant jo kainą, įmonei reikia numatyti: darbo užmokesčio fondą, lėšas mokymams, darbo priemonėms ir įrankiams.
Jei įmonės veiklai nėra gyvybiškai svarbu turėti nuosavą specialistą ar specialistus, t.y., jei įmonės darbas nesustos sustreikavus techninei ar programinei įrangai, verta pasvarstyti apie IT paslaugų nuomą. Tačiau, bent jau IT pagrindus išmanančių žmonių, nors ir ne specialistų, turėtų būti kiekvienoje įmonėje, turinčioje bent vieną kompiuterį. Kitu atveju IT paslaugas teikiančiai įmonei gali tekti skambinti kasdien – kaskart užstrigus programai, kompiuteriui ar spausdintuvui.