2013.08.12, 10:50
Elektroninis paštas atsirado XX amžiaus 8-ąjį dešimtmetį. Laiškus siųsti elektroniniu paštu yra patogu, nes juos gausime daug greičiau nei paštu, tad ir daug greičiau galime tikėtis atsakymo.
Kaip ir kiekvienai komunikacijos sričiai yra taikomos vienokios ar kitokios taisyklės, taip ir elektroniniam paštui yra keliami tam tikri reikalavimai.
Elektroninio laiško turinys
Prieš rašant elektroninį laišką, reikia gerai apgalvoti jo turinį. Elektroninis laiškas turi būti dalykiškas, aiškus ir konkretus. Negalima siųsti ilgų laiškų. Jie gali sutrikdyti laiško gavėjo elektroninio pašto dėžutės darbą arba gavėjas gali neturėti laiko (nenorėti) skaityti ilgų laiškų.
Rašant laišką, reikia stengtis vartoti lietuvišką raidyną.
Pranešimo tema
Visada nurodykite pranešimo temą (dalyką; angl subject). To reikalauja mandagumo taisyklės. Elektroninio laiško gavėjas, tikrindamas savo pašto dėžutę, pirmiausia atkreips dėmesį į gauto laiško temą. Temos nurodymas padeda atskirti labai svarbius laiškus nuo mažiau svarbių ar nereikšmingų. Dar viena temos funkcija – jos nurodymas padeda atskirti brukalus. Jeigu elektroninio laiško tema nenurodyta, laiško gavėjas gali į tokį laišką neatsakyti arba ištrinti jį kaip nereikšmingą. Rašydami elektroninį laišką pirmą kartą, ypač gerai apgalvokite temą.
Nepamirškite pasisveikinti. Tai yra ir elektroninio susirašinėjimo reikalavimas. Pasisveikinimo forma priklauso nuo to, kam rašote. Formaliai ar mažiau formaliai pasisveikinti yra būtina. Pasisveikinimas rašomas laiško pradžioje kaip atskira pastraipa.
Kalbos reikalavimai
Negalima rašyti elektroninio laiško didžiosiomis raidėmis. Laiško gavėjas gali įsižeisti. Elektroninėje erdvėje toks laiškas gali būti įvertintas kaip šauksmas, tačiau išskirti žodį ar mintį didžiosiomis raidėmis kartais galima ir netgi reikia (taip siekiama atkreipti laiško gavėjo dėmesį).
Kiekvienas laiškas turėtų būti rašomas pagal raštvedybos reikalavimus: paliekame atitinkamas paraštes, vartojame kreipinius, rašome taisyklinga lietuvių kalba su visais skyrybos ženklais, nerašome vien didžiosiomis ar vien mažosiomis raidėmis.
Elektroninio laiško tekstas turi būti struktūrizuotas, pastraipos atskiriamos tuščia eilute.
Jeigu prie laiško siunčiate priedą, būtinai laiške tai paminėkite. Antraip yra pavojus, kad gavėjas priedo nepastebės arba įvertins kaip siunčiamą virusą
Pasirašydami laišką, įrašykite visą savo įmonės / asmens kontaktinę informaciją (bendrovės pavadinimą, savo pavardę ir pareigas, telefono ir fakso numerius). Laiško gale taip pat galite parašyti trumpą informaciją apie save, jei atsitiktų taip, kad gavėjas aiškiai nepamatytų, iš ko gavo laišką.
Būtinai patikrinkite parašytą laišką. Klaidos gali būti įvertintos kaip Jūsų neraštingumo įrodymas.
Jei laiškas yra svarbus, bet negalite greitai atsakyti, reikia siuntėją įspėti, kad laiškas tikrai gautas, bet bus atsakyta vėliau.
Nors net ir aukšto rango vadovai naudojasi elektroniniu paštu, deja, ne viską dera juo pateikti, siųsti, pavyzdžiui, svarbių protokolinių dokumentų, notų, sutarčių ir pan. Galima siųsti dokumentų pavyzdžius, gal kokių projektų aprašymus ar šiaip žinutes, komentarus, perduoti informaciją.
Atsakydami į elektroninį laišką, galite cituoti esmines laiško mintis. Antraip laiško gavėjas, gavęs žinutę „Ir aš“, ne visada supras, apie ką kalbama.
Ištrauka iš „Verslo žinių“ leidžiamo žinyno „Biuro administravimas“